浅谈提升地质档案资料的服务工作

寇玉诚

(中铁第一勘察设计院集团有限公司档案馆)

摘要 本文是笔者结合从事档案管理的实际，从以下几个方面： 地质档案资料的重要性、中铁第一勘察设计院馆藏地质档案资料及管理概况、地质档案资料提供利用典型案例、提升地质档案资料的服务措施、进一步提升提高档案人员的综合素质等5个方面，对铁路勘察设计企业地质档案资料提供利用工作的重要所在及如何改进工作方法、做好提升服务工作进行的探讨。

关键词 地质档案 管理服务 利用价值

0 前言

地质档案资料作为能够带来社会效益和经济效益的社会资源，受到了社会的普遍重视，并可供多次开发利用。随着我国铁路建设的迅速发展，地质档案资料可为社会提供的服务越来越多，其发挥的重要性也越来越大。

为将地质档案资料服务工作进一步开拓发展，为经济和社会发展服务的同时推进自身实现科学发展，使其产生的社会效益和经济效益上一个新的台阶，笔者就近几年来工作的体会浅谈如下。

1 地质档案资料的重要性

地质档案资料是记录和反映勘察设计、岩土工程、科研等生产和科技活动的重要基础材料，是地勘系统职工劳动和智慧的结晶，也是国家的宝贵财富。地质档案资料是积累资料、参考利用、节省投资、减少重复劳动、不断总结经验、提高勘察设计水平的重要手段。

地质档案资料作为一种涉及领域广、涵盖专业多、数量巨大、内容丰富、真实可信为特性的科技信息资源，因其特有的属性有着很高的经济价值，是可借鉴和可利用的宝贵资源。

地质档案资料提供利用工作，是促进科技成果与经济建设相结合的中间环节，是设计人员使用先进的科学技术，在已有的地质档案资料的基础上通过调查研究的真实记录，通过提供利用，这一环节会起到科技成果与经济建设的链接作用。

地质档案资料提供利用的效益体现了地质档案资料的价值，它所含的价值因素很多，其中最主要起决定性作用的因素是科研成果水平，由于科研档案具有可扩展性，提供利用不仅为本单位服务会产生经济效益，而且交流到外单位还会产生社会效益。

地质档案资料同经济建设和科技发展关系密切，充分开发利用地质档案资料这项信息资源，不仅可以在基本建设中出速度、出质量、出效益，并且在原有的成果基础上，采用现代化科技手段使其焕发新的活力，提供利用率越高，效益就越大。

2 中铁第一勘察设计院馆藏地质档案资料及管理概况

中铁第一勘察设计院(以下简称设计院)，是新中国成立的第一批铁路勘测设计单位，半个多世纪以来，完成的国家和省部级重点建设项目遍及全国26个省(区、市)，累计完成铁路各阶段研究及勘测设计近40×10⁴km，投入运营2×10⁴km，其中包括青藏、兰新、包兰、宝成、兰青、南疆、北疆、宝中、西康、包西等国家长大干线铁路。

在隧道及地下工程方面，承担过秦岭、乌鞘岭、关角铁路特长隧道、终南山公路特长隧道等大型复杂隧道的勘察设计；承担过以西安地铁为主的10多个城市的地铁设计研究。

在桥梁工程方面，承担过被誉为神州第一桥的八渡南盘江铁路大桥和世界最大的立交上海沪青平立交枢纽等大型复杂桥梁的勘察设计。

在工程地质与岩土工程方面，承担过青藏铁路、秦岭特长铁路隧道、宝成铁路等大型重点工程及复杂地质区域的工程地质勘察设计，对高原冻土、膨胀土、软土、湿陷性黄土、盐碱土、沙漠土等特殊土的工程地质勘察拥有成熟的勘察配套技术。

综上所述，在国家长大干线铁路，隧道及地下工程、桥梁工程、工程地质与岩土工程、地质勘探等领域都产生了大量的地质档案资料。

这些丰富的馆藏是设计院建院60年来，在铁路勘察及其他科研项目设计过程中形成的大量科技成果，是设计院几代人用心血和汗水浇铸的宝贵财富，既有勘测原始文件材料，又有工程地质、水文地质资料档案，是广大工程技术人员劳动智慧的结晶，也是设计院科技兴院的一笔无形资产，所以既要保管好，又要利用好，我们深感责任重大。

设计院地质档案资料的管理工作，实行统一领导、分级收集、分级管理的原则。地质档案资料管理的直接领导是铁一院及处(各勘察院、设计院)的总工程师。管理机构是：铁一院档案馆、地质路基处档案资料室及各勘察院、设计院档案资料室。

铁一院档案馆负责组卷指导，审查、验收、保管，负责办理借阅大中型勘察设计项目中形成的地质档案资料，科学研究、业务建设工作中形成的须在一定时期内保存的地质档案资料。

地质路基处档案资料室，代院负责收集资料的保管、办理借阅地质专业专用资料手续，归档资料种类包括：区域地质档案资料及图件、气象资料、地震地质资料及图件、地质灾害评估预测及图件、遥感图件及工矿企业生产、科研中形成的矿产地质、矿区规划、矿产开采、矿区现状等矿产地质图件，以及地质专业工具书、地质专业论著等参考书籍。

地质路基处(各勘察院、设计院)档案资料室分别负责收集、验收、保管本单位独立主管完成的勘察设计科研项目中形成的地质档案资料。

3 地质档案资料提供利用的典型案例

2008年5月12日，受汶川地震的影响，宝成线徽县车站附近出现险情，一列货物列车在109隧道内脱轨起火，造成宝成线中断。当时情况十万火急，设计院快速反应，立即启动应急预案，成立了以设计院主要领导为组长的抗震抢险领导小组及工作组，安排部署抗震抢险工作。档案馆根据抢险领导小组的指令，立即组织档案人员加班加点，配合专业技术人员调阅该隧道地质档案资料和相关专业科技档案，并将所需资料连夜送往抢险现场。经多方努力，在第一时间准确地为抢险工作提供了必须的档案资料，为抢险工作的开展赢得了宝贵时间，提供了重要保障，充分体现了档案利用的价值作用。

虽然抢险工作已全部完成，但回顾这段工作，使我们进一步意识到，地质档案资料在应对突发抢险中所发挥的重要作用。抢险工作在很大程度上是一项十分严肃的政治任务，如果没有必要的档案资料，势必造成抢险工作的滞后，它所产生的社会影响和经济损失是难以估量的。

在既有线改造、复线建设等方面也都离不开地质档案资料的支持。仅青藏线西格段复线项目，当时调阅了工程地质、水文地质等专业地质档案资料1000多卷(册)。可以想象，如果没有这些地质档案资料的重复利用，要在较短的时间内完成任务是很困难的。这些地质档案资料为铁路选线，确定线路走向提供了重要的参考资料，减少了工作量，加快了勘测工作进度。

可想而知，一旦没有这些地质档案资料，很可能使许多工作重新再做，造成大量人力和物力的浪费和经济损失。原铁道部有关领导对设计院的工作给予了充分的肯定，定为“西格模式”。这不仅是设计院的光荣，也是档案工作者的骄傲。

4 提升地质档案资料的服务措施

一要在做好服务的同时，深入研究地质档案资料的种类，捋清本单位现有馆藏，做好编研工作。二要针对管理流程，岗位分工和要对应的服务部门，主动上门指导协助组卷归档工作。在做好上述工作的同时，积极参与和档案有关的工作，以此来宣传地质档案资料的重要作用。

坚持以生产经营为中心，以提高服务质量为重点，以更新服务观念为动力，以保证生产需要为目标，不断加强自身业务建设，进一步加强档案信息资源的开发利用，加大档案工作为生产服务的力度，拓宽档案工作对外交流，提高计算机管理档案应用水平，探索现代企业制度下实现管理企业档案的模式和途径，从而促进档案服务工作整体水平的提高。

更新地质档案资料提供服务的观念。①提供和利用好地质档案资料是档案工作者应尽的责任，为保证利用好这些信息资源，我们首先应在观念上有一个大的改变和大的更新。②在地质档案资料提供利用工作中，要改变被动服务的工作方式，提高主动服务性，主动为市场提供高质量、高标准的档案信息，提高服务效率，本着为用户着想、急用户所急的态度，主动送卷上门、跟踪服务、现场咨询、参与科技人员的有关活动。真正从观念上打破旧的传统工作方式，为科技人员提供一切方便，只有这样，才能最大地体现地质档案资料在经济建设中的价值，产生最大的效率。

提供服务的创新，如何努力充分开发利用档案信息资源，使其发挥效益，其服务的创新也是一重要途径，服务手段的先进与否，直接关系到服务的质量和服务效率。我们在实践中深深体会到，随着高科技信息时代的不断进步，只有抓好档案信息化、现代化建设，以全新的思维和灵活的手段为各方面提供多层次、多领域的服务，实现档案工作理论与实践的不断深化和不断创新，档案工作服务创新才能取得事半功倍的效果。

通过几年来的管理实践经验，在抓好日常工作的基础上如何提升服务质量，档案利用工作中的接待登记是做好档案馆工作的一个重要环节，它不仅能反映出档案被利用的情况，而且可用来进行顾客满意度调查。通过科技人员对档案工作的建言献策，并以此分析和研究解决存在的问题，为进一步完善制度建设和服务水平提供良好的平台，以三体系认证的环节控制“顾客满意度调查”来提升服务质量。

档案部门负责人要从客观实际出发，结合本单位实际，谋求档案工作与本单位的协调发展，要有好的想法和做法，就要建言献策付诸实施。要有好的点子，即便是小事也要组织实施，从小事做起，只有这样循序渐进、日积月累、不断完善，才能带出一支好的团队，达到档案有为才有位的效果。就能赢得领导对档案的了解和重视，为本单位档案工作营造良好的发展氛围，形成发展活力。

5 进一步提高档案人员的综合素质

作为一名科技档案提供利用服务者，单靠热情服务是远远不够的，必须不断提高自身综合素质，加强业务学习，提高业务工作水平，为适应档案现代化管理要求，提高计算机应用水平。所以不仅要有扎实的档案学功底，还要具备对本单位科技活动的流程、档案的形成过程、所依据的管理办法、组卷细则、归档范围、管理规定的了解和相关的业务工作水平，才能在日常的工作中应对自如。在此基础上加强自身修养，扩大知识面，以适应知识经济时代和信息时代赋予档案服务的使命，真正为推动档案事业发展，才能成为本单位服务的复合型档案专业人才。

6 结束语

做好地质档案资料的管理工作，就是要充分发挥档案人员的聪明才智，把档案的利用价值开发好、利用好。只有做好了这一点，才能搞好档案资源的开发利用，才能使地质档案在经济建设和科技发展中起到更大的作用。